ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 27 марта 2006 г. № 97-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
В целях исполнения архивным отделом действующего законодательства, активизации развития архивного дела района и в соответствии с Примерным положением об архивном отделе органа местного самоуправления, утвержденным начальником архивного отдела администрации области 09.03.2006:
1. Утвердить Положение
об архивном отделе администрации района (прилагается).
2. Распоряжение
главы администрации района № 52-р от 28.03.2002 считать утратившим силу.
Глава администрации района
П.Н.ПРИХОДЬКО
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНИНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел администрации Краснинского муниципального района Липецкой области (далее - архивный отдел) является структурным подразделением администрации Краснинского района.
1.2. Учредителем отдела является администрация Краснинского муниципального района.
1.3. Архивный отдел обладает правами юридического лица, имеет самостоятельный баланс, печать с изображением герба Краснинского района и своим наименованием, электронную цифровую подпись (ЭЦП), штампы и бланки, необходимые для его деятельности, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.4. Юридический адрес: 399670, Липецкая область, Краснинский район, с. Красное, ул. Октябрьская, д. 36.
1.5. Полное наименование: Архивный отдел администрации Краснинского муниципального района Липецкой области Российской Федерации.
Сокращенное наименование: Архивный отдел.
1.6. В соответствии с Законами Российской Федерации "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" № 131-ФЗ
от 06.10.2003, "Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ
от 22.10.2004, Законом
Липецкой области "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела" № 117-ОЗ от 30.11.2000, Уставом
Краснинского района архивный отдел осуществляет полномочия по:
- организации и содержанию архивохранилища;
- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в процессе деятельности Совета депутатов Краснинского муниципального района Липецкой области и администрации района, муниципальных предприятий и учреждений, а также документов архивного фонда Российской Федерации и архивных документов, находящихся на территории Краснинского района.
1.7. Архивный отдел взаимодействует с ведомственными и межведомственными архивами организаций независимо от их формы собственности.
1.8. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, Федеральным законом
"Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом
Краснинского муниципального района, постановлениями и распоряжениями главы района, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, управления по делам ЗАГС и архивов Липецкой области.
1.9. Положение об архивном отделе утверждается постановлением администрации Краснинского муниципального района с учетом рекомендаций Управления ЗАГС и архивов Липецкой области.
1.10. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих работников архивного отдела устанавливаются главой администрации Краснинского муниципального района.
1.11. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального района.
1.12. Дополнительными источниками финансирования являются:
- целевые средства из бюджета Липецкой области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании);
- субвенции на реализацию отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации Краснинского муниципального района, в т.ч. полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории района в соответствии с Законом
Липецкой области от 30.11.2000 № 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела".
1.13. Администрация Краснинского муниципального района обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, а также его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и соблюдение необходимых условий труда работников.
При реконструкции, передаче здания (помещения), в котором размещен архивный отдел, другим организациям администрация муниципального района обязана предоставить архивному отделу для размещения документов равноценное или более подходящее здание (помещение), отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в архивный отдел;
- предоставление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- представление администрации Краснинского муниципального района предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе, и их реализация.
2.1.1. Архивный отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Липецкой области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда РФ, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации муниципального района, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемников), действовавших на территории муниципального образования;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2. Документы архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в архивный отдел на основании договоров (соглашений) между собственниками документов и архивным отделом.
2.2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
- составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых главой администрации муниципального района и согласовываемых с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органа местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации Краснинского муниципального района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление на ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области описей дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования и граждан о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документальную информацию по документам архива;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных архивных справочников о составе и содержании документов;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации Краснинского муниципального района в сфере архивного дела в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и Липецкой области.
3. ПРАВА АРХИВНОГО ОТДЕЛА
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию Краснинского муниципального района по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела (в судебных органах, других организациях).
3.2. Вносить на рассмотрение администрации Краснинского муниципального района и управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией Краснинского муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, об организации документов в делопроизводстве.
3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и областного архивного законодательства.
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией Краснинского муниципального района и ее структурными подразделениями.
3.7. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций, иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Липецкой области.
3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, общественными организациями.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
4.1. Архивный отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей.
4.2. Начальник и специалисты архивного отдела назначаются и освобождаются от должности главой администрации Краснинского муниципального района.
4.3. Начальник архивного отдела:
4.4. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций.
4.5. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в районе перед администрацией Краснинского муниципального района и в установленном порядке - перед управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.
4.6. Осуществляет функции распорядителя средств районного бюджета, предусмотренных на содержание архивного отдела, и иных бюджетных средств, подписывает финансовые документы.
4.7. При смене начальника архивного отдела прием-передача проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации Краснинского муниципального района, а также управления ЗАГС и архивов Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается администрацией Краснинского муниципального района и представляется в управление ЗАГС и архивов Липецкой области.
4.8. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется в установленном законом порядке.
4.9. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации архивного отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области в установленном порядке.
