ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ЧАПЛЫГИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 марта 2006 г. № 50
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
В целях исполнения архивной службой Чаплыгинского района Федерального закона
от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и в целях приведения Положения об архивном деле в соответствие с действующим законодательством постановляю:
1. Утвердить Положение
об архивном отделе администрации Чаплыгинского района в новой редакции (приложение № 1).
2. Постановление главы администрации Чаплыгинского района от 08.08.2000 № 532 считать утратившим силу.
Глава администрации района
Н.П.КЛИМОВ
Приложение
к распоряжению
главы администрации
Чаплыгинского района
от 14 марта 2006 г. № 50
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ЧАПЛЫГИНСКОГО РАЙОНА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Администрация Чаплыгинского района в лице архивного отдела в соответствии с Уставом
района и Законом Липецкой области об Архивном фонде и архивах в целях эффективной организации архивного дела на территории района осуществляет полномочия по:
- организации и содержанию архивного отдела администрации;
- обеспечению хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов, образующихся в деятельности районного Совета и администрации, ее структурных подразделений, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, муниципальных архивов, музеев, библиотек, архивных фондов городского и сельских поселений согласно полномочиям, установленным Федеральным законом
от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", а также организаций, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории района, организаций областного уровня, переданных на законном основании в сферу деятельности архивного отдела, архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных в муниципальную собственность на законном основании;
- решению вопросов права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, имеет собственную печать и бланки со своим наименованием.
1.4. Отдел осуществляет контроль за состоянием ведомственного хранения документов.
1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, Федеральным законом
"Об архивном деле в Российской Федерации", другими федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации и ее субъекта, Уставом
района, решениями районного Совета депутатов, постановлениями и распоряжениями главы администрации, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, архивного отдела администрации Липецкой области и настоящим Положением.
1.6. Положение об отделе утверждается главой администрации района по согласованию с управляющим делами администрации.
1.7. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - специалистов отдела устанавливаются главой администрации по представлению управляющего делами администрации.
1.8.1. Дополнительными источниками финансирования являются:
- целевые средства из бюджета субъекта Российской Федерации, в том числе для выполнения полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории района;
- спонсорские и иные средства, полученные в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
1.9. Администрация предоставляет Отделу помещения, отвечающие нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержания, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
Основными задачами и функциями Отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в Отдел;
- представление в установленном порядке учетных данных в архивный отдел администрации Липецкой области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов, принятых в Отдел, и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, представление администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.
2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении администраций района и области; архивных фондов поселений;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Липецкой области;
- документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального района;
- печатных, аудивизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2. Отдел может принимать на депозитарное хранение, при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, а также граждан на договорных условиях.
2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Липецкой области поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственником документов и Отделом, действующим от имени администрации.
2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для района, в том числе:
- составление списков организаций-источников комплектования Отдела, утверждаемых главой администрации и согласовываемых с архивным отделом администрации Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;
- сбор и прием документов постоянного и долговременного хранения в Отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в архивный отдел администрации Липецкой области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном архивным отделом администрации Липецкой области;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, совещаний, консультаций по вопросам организации и методике работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организация документов в делопроизводстве, внедрение государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации; повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнения запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, уроков истории, экскурсий, публикаторская и исследовательская деятельность;
- организация музейно-выставочной работы для более полного удовлетворения возрастающего интереса граждан к историческому наследию;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача им архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации в сфере архивного дела в соответствии с Законом Липецкой области, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.
3. ПРАВА
Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
3.2. По согласованию с управляющим делами вносить на рассмотрение главы администрации района, Чаплыгинского районного Совета депутатов, архивного отдела администрации Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией района и районным Советом депутатов вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального района, независимо от их подчиненности и форм собственности, требований Федерального и регионального архивного законодательства.
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидированных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, муниципальными организациями района, архивным отделом администрации Липецкой области, Липецким отделением Российского общества историко-архивистов, другими общественными организациями.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
4.1. Отдел возглавляет начальник Отдела.
Начальник и специалисты Отдела являются муниципальными служащими, входят в Реестр муниципальных должностей.
4.2. Начальник Отдела назначается и освобождается от должности главой администрации района по представлению управляющего делами и по согласованию с архивным отделом администрации Липецкой области.
4.3. Специалисты Отдела назначаются и освобождаются от должности главой администрации района по представлению начальника Отдела и по согласованию с управляющим делами. При смене начальника Отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации района, а также архивного отдела администрации Липецкой области. Акт приема-передачи утверждается управляющим делами администрации района и представляется в архивный отдел администрации Липецкой области.
4.4. Начальник Отдела:
4.4.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.
4.4.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном районе в установленном порядке перед администрацией и архивным отделом администрации Липецкой области.
4.5. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в администрации района и в системе Федерального архивного агентства России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых управляющим делами администрации района с учетом рекомендаций архивного отдела администрации Липецкой области.
4.6. Должностные обязанности начальнику Отдела определяются управляющим делами, а специалистам - начальником Отдела.
4.7. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется главой администрации района в установленном порядке. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственный архив Липецкой области.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Отдел несет ответственность за сохранность документов, поступивших в установленном порядке на хранение, их своевременный учет и использование; за достоверность и полноту информации, предоставляемой по архивным источникам.
5.2. Начальник Отдела руководит деятельностью Отдела, несет персональную ответственность за результаты этой деятельности и состояние дисциплины в соответствии с действующим законодательством и с учетом прав, предоставляемых настоящим Положением.
